Z-Trail: ERP-система для транспортного предприятия

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ
работы программного комплекса “Z-TRAIL”
для транспортного предприятия

ERP-система “Z-trail” является комплексной информационной системой, предназначенной для обеспечения круглосуточной производственной деятельности предприятий, оказывающих транспортные услуги.

Система обеспечивает чёткое исполнение правил следующих шагов бизнес-процесса транспортного предприятия:
  • договорные отношения с клиентами (ведение и учёт)
  • управление и оптимизация использования производственных мощностей
  • управление стоимостью и перечнем оказываемых услуг
  • определение правил построения типовых маршрутов для каждой услуги
  • обработка заявок клиентов (автоматизация работы диспетчерского центра)
  • аналитическая информация (определение и последующий контроль любых параметров работы предприятия: производственных, финансовых, маркетинговых, трудовых, плановых)


Основные преимущества системы:
  • Система даёт возможность жестко определить схему и правила работы предприятия, вести централизованное хранение данных и их анализ в любых разрезах

  • Заданная руководством схема работы предприятия чётко определяет порядок действий каждого сотрудника предприятия, задействованного в цепочке обработки заказа клиента. Регламентируется и полностью регистрируется работа договорного отдела (все этапы), работа диспетчерской службы (прием заявок, правила движения транспорта, формирование и закрытие путевых листов), деятельность начальника производства, отдела кадров

  • По данным системы формируются базовые производственные и аналитические отчеты, возможно добавление индивидуальных отчётов в любых разрезах данных по заданным руководством предприятия параметрам

  • Максимальная защита данных предприятия от посторонних лиц (все доступы к данным строго персонализированы в соответствии с должностными обязанностями) и от таких естественных потерь как пожар, перебои напряжения, грабёж (данные всегда находятся минимум в двух разных местах)

  • Оперативность решения вопросов любого уровня. Возможность оперативного переноса диспетчерского пункта (максимум 2 часа) из одного офиса в любой другой имеющий сервер системы. Возможность перенаправления транспортного потока в режиме реального времени и в рамках всего предприятия


Вся работа персонала предприятия организованна в системе таким образом, что риск влияния ошибки конкретного человека на работу всего предприятия сведён к минимуму и в тоже время ошибка практически сразу становится известна другим сотрудникам.

Основной особенностью системы является оптимизация движения автотранспорта при построении путевых листов, что значительно повышает эффективность работы предприятия в целом.

Опыт использования системы на транспортном предприятии, специализирующемся на транспортировке отходов, показал глубину возможностей системы в маршрутизации и анализе бизнес-процессов.


Увеличить (в новом окне)


Возможные варианты построения системы:
  1. Центральный сервер, плюс автоматически синхронизирующиеся сервера в каждом офисе (позволяет создавать полноценную локальную сеть в каждом удалённом офисе с доступом в систему каждого сотрудника);

  2. Центральный сервер, плюс удаленные терминалы в каждом офисе (эффективно при малом количестве сотрудников в каждом удалённом офисе);

  3. Смешанный вариант - в системе присутствуют автономные офисы, оснащенные своими серверами (регулярно синхронизирующие информацию с главным сервером) и офисы оборудованные удаленными терминалами (с доступом к любому из серверов системы).


Увеличить (в новом окне)

Система является масштабируемой и позволяет в процессе эксплуатации разворачивать новые офисы, включать в схему работы новые станции перегруза и задействовать новые полигоны. Разработчик системы осуществляет круглосуточную техническую поддержку.


В системе выделяются несколько блоков:



Блок маршрутизации (транспортная логистика)

Правила движения транспорта при оказании услуг
Основным элементом системы, делающим ее универсальной, является блок формирования маршрутов движения.
В основе построения маршрутов движения заложен следующий алгоритм. В заявке, принимаемой от клиента, всегда указывается вид оказываемой транспортной услуги. Пользователям предоставляется возможность формирования и дополнения списка услуг в процессе эксплуатации системы. Первоначальный перечень может быть создан разработчиками. Для каждой услуги определяется набор типовых точек маршрута, которые в процессе выполнения услуги в идеальном случае должно пройти транспортное средство.

Для примера рассмотрим стандартную для всех предприятий, оказывающих услуги по вывозу отходов, операцию по замене контейнера. Разберем наиболее простой случай - выполнение упомянутой услуги для одного клиента (путевой лист состоит из одной заявки). В этой ситуации процесс обслуживания выглядит следующим образом:
  1. Машина без контейнера на борту покидает гараж и движется к месту хранения контейнеров
  2. С пустым контейнером на борту машина покидает склад и направляется к площадке клиента, где находится загруженный мусором контейнер
  3. С площадки клиента машина с наполненным мусором контейнером движется к ближайшему месту приема отходов. Пустой контейнер остается на площадке клиента
  4. С места приема отходов машина с пустым контейнером движется к месту хранения контейнеров. Мусор выгружен в месте приема отходов
  5. С места складирования контейнеров машина направляется в гараж (без контейнера на борту)
Увеличить (в новом окне)
Увеличить (в новом окне)

Установив правила для услуги замена контейнера, мы получили пять контрольных точек. Если в путевом листе будет более одной заявки, то система спроектирует маршрут движения транспортного средства, используя установленные правила и убирая лишние точки. Например, при наличии в путевом листе двух замен подряд, машина, покинув площадку приема отходов с пустым контейнером на борту, сразу будет направлена на вторую клиентскую площадку.

При эксплуатации системы пользователям предоставляется возможность вводить новые правила движения для новых услуг, не прибегая к услугам разработчиков. Именно этот потенциал системы делает ее универсальной.

Увеличить (в новом окне)


Правила для типовых операций устанавливаются в системе в момент внедрения. Ниже представлен список услуг, правила выполнения которых уже имеются в системе:
"Установка" – установка контейнера на площадку клиента;
"Под погрузку" – машина с контейнером на борту подается под погрузку, контейнер не устанавливается на площадку клиента;
"Головастик" – с площадки клиента контейнер с мусором перемещается к месту приема отходов, мусор выгружается, пустой контейнер возвращается клиенту (актуально, например, для пресс контейнеров);
"Вывоз" – контейнер с мусором эвакуируется с площадки клиента;
"Замена" – вывоз контейнера с мусором с площадки клиента с заменой контейнера на пустой.

Типы отходов (виды мусора)
При регистрации заявки в системе кроме типа услуги указывается тип отходов, находящихся в контейнере (для случаев, когда заявка связана с транспортировкой отходов). Размещение заявки в проекте путевого листа производится с учетом вида отходов, проводится анализ расположения мест приема соответствующего вида отходов - принимается в расчет график работы площадок по приему отходов и время, необходимое для того, чтобы добраться от клиента до пункта приема отходов. На основании этих данных из всех доступных мест приема отходов выбирается то, которое потребует минимальных временных затрат на выполнение заявки.

Места приёма отходов
В системе реализована возможность управления данными о пунктах приема отходов. Для каждого места можно указать типы принимаемых отходов, график работы, является действующей или нет, другие параметры. Например, мусорный полигон может принимать отходы ТБО, КГО, все виды строительного мусора, работает круглосуточно; инсинератор – медицинские отходы, имеет ежедневный перерыв на 2 часа; снежный полигон принимает снег, работает только в зимнее время и т.д.

Данные о видах отходов, с которыми работает предприятие, формируются пользователями и могут дополняться в процессе эксплуатации системы без участия разработчиков. При появлении в системе данных о новом типе отходов необходимо указать площадки, где эти отходы будут приниматься. Например, предприятие выделяет строительные отходы в отдельный тип, в этом случае необходимо указать места приема строительного мусора. Такими площадками могут быть полигон, места отсыпки, и т.п. Установление связи между видами отходов и местами приема мусора является обязательным условием успешной регистрации заявки на вывоз нового типа мусора в системе.

Типы контейнеров
Предприятие, оказывающее услуги по вывозу отходов, в своей работе может использовать контейнеры разных типов. Тип контейнера оказывает влияние на способ оказания услуги. Рассмотрим, например, операцию по вывозу контейнера с отходами от клиента. Контейнер небольшого объема экономически выгоднее разгрузить на станции перегруза в черте города, где мусор будет спрессован, а затем вывезен на полигон в контейнере большего объема, чем сразу вывозить на полигон. Большой пресс контейнер целесообразнее перевозить сразу на полигон, минуя станцию перегруза. В системе реализована возможность определения правил построения маршрутов с учетом типа используемого контейнера, что позволяет оптимизировать движение транспортных средств при оказании услуг по вывозу отходов.

Типы спецавтотранспорта
Определённые машины работают с определёнными контейнерами по размеру, грузоподъ-ёмностью или принципу захвата. Система позволяет указать совместимость и в дальнейшем при формировании заявок предлагать только правильные комбинации.

Все операции по настройке производственных процессов производятся сотрудниками предприятия самостоятельно и не требуют содержания специалистов ИТ (программистов).


Блок управления договорами

Все действия в системе, связанные с оказанием услуг, происходят на основе заключенных договоров.

Шаблоны договоров
Первый шаг при работе с договорами – определение типов договоров (создание их шаблонов) в системе. Тип договора определяет следующие моменты:
  • форму и содержание документа для печати
  • схему взаиморасчетов, которая будет использоваться в течение срока действия договора
  • систему скидок (надбавок), которая будет применяться к действующим тарифам
  • виды работ, предоставляемые клиенту в рамках этого типа договора
  • Перечень типов договоров со всеми упомянутыми параметрами может изменяться и дополняться самим пользователем в процессе эксплуатации системы.

    Порядок работы с договорами
    Вся работа по формированию новых договоров происходит в рамках установленных в системе типов договоров. При создании договора с клиентом указывается его тип, общая информация о клиенте, банковские реквизиты, график обслуживания, ответственные лица и т.д. В обязательном порядке указываются адреса площадок, на которых будут установлены контейнеры; типы контейнеров, которые будут обслуживаться; количество контейнеров каждого типа. Совокупность этих параметров представляет собой позицию договора, например:
       - Пр. Парковый, 16; 2 контейнера типа К-6 (объем контейнера 6 куб. метров);
       - Ул. Встречная, 25; 1 контейнер типа К-15 (объем контейнера 15 куб. метров).
    Договор может иметь несколько позиций (обслуживаемых площадок).

    При создании договор получает статус «проект», который запрещает прием заявок на обслуживание в рамках этого договора. После подписания договора клиентом статус документа можно изменить на «действующий». Однако для того, чтобы договор стал действующим с точки зрения системы (разрешен прием заявок диспетчерской службой на обслуживание) необходимо выполнение ряда дополнительных условий:
    • если договор предполагает авансовый платеж, то в систему должны быть введены сведения о поступлении соответствующего платежа
    • площадка клиента должна иметь статус активной (данный статус присваивается площадке после проверки ее на соответствие определенным техническим требованиям)
    • другие условия, заложенные в договоре с клиентом.


    Прием заявок на обслуживание производится в рамках позиций действующего договора, при этом производится контроль соответствия вида услуги, типов и количества контейнеров, установленных в договоре с указанными в заявке. При выявлении несоответствия заявка не будет принята.

    Отношения с клиентами при использовании системы сводятся до уровня выставления счетов и сведения балансов по оплате.

    Увеличить (в новом окне)



    Блок управления данными производства

    Управление данными производства в рамках системы обеспечивает основу для работы диспетчерской службы, а также учет и анализ сведений о работе производства.

    Основная задача – контролировать эффективность использования основных средств производства (контейнерного и автомобильного парка) и корректировать производственные задачи в рабочем порядке в режиме реального времени.

    Данные о производственных мощностях
    Большая часть услуг, оказываемых в сфере транспортировки отходов, связана с контейнерами различных типов. В основе системы заложен четкий учет всех имеющихся в обороте фирмы контейнеров (включая контейнера, не принадлежащие предприятию). Все данные о контейнерном парке ведутся с точностью до номера контейнера и его принадлежности, времени и стоимости его ремонтов. В дальнейшем в процессе работы предприятия отслеживается вся история перемещений каждого контейнера.

    К производственным мощностям помимо контейнерного парка относится также и сведения об автомобильном парке. Помимо общих сведений для каждой марки автомобиля указываются такие параметры, как перечень типов контейнеров, которые способен обслуживать данный тип машин. Кроме этого указывается, какое количество контейнеров одновременно может находиться на борту автомобиля (на пример, для автопоезда).

    Планирование смен автотранспорта
    Диспетчерская служба при приеме заявок базируется на тех сменах автомобилей, которые заранее запланированы. План строится для каждой рабочей смены, для каждого рабочего дня. Например, на 11.02.2007 запланировано:
    - Смена с 8:00 до 18:00, МАЗ МСК-10-02; количество машин –3
    - Смена с 17:00 до 03:00, МАЗ МСК-10-02; количество машин –1
    Именно на эти запланированные смены смогут быть размещены заявки.

    Управление данными о площадках и маршрутной статистикой
    При формировании договоров в системе появляется информация о новых клиентских площадках. Для того чтобы начать обслуживание площадки, необходимо разрешить обслуживание в рамках системы и выставить начальные времена подъезда до основных мест приема отходов. Эти времена будет использованы при приеме первых для данной площадки заявок, а в дальнейшем постоянно будут уточняться на основе закрытых путевых листов.

    Данные маршрутной статистики лежат в основе расчета и оптимизации путевых листов. В самом простом случае использования системы (без GPS датчиков) маршрутная статистика накапливается на основе данных закрываемых путевых листов (приложений к ним). При обработке данных система вытраивает временные зависимости для движения от каждой площадки к каждой, обрабатывая по определенным алгоритмам поступающие данные. Приведем пример результата этой обработки для движения между площадкой СП1 и КП 1007:

    00-01 01-02 02-03 20-21 21-22 22-23 23-24
    20 мин. 20 мин. 20 мин. 50 мин. 30 мин. 30 мин. 20 мин.

    Из примера видно, что время движения учитывается с учетом того времени суток, на которое планируется выполнение заявки. При планировании путевых листов система будет стараться во время пробок не отправлять машины в центр города, по возможности сдвигая время выполнения таких заявок на утро или вечер.

    Вмешательство в данные маршрутной статистики предлагается пользователю лишь в том случае, если при обработке данных получено существенное расхождение с данными предыдущих периодов (порог расхождения также настраивается пользователем). Так, в случае предыдущего примера в результате закрытия очередного путевого листа может быть получен вариант:

    00-01 01-02 02-03 20-21 21-22 22-23 23-24
    20 мин. 70 мин. 20 мин. 50 мин. 30 мин. 30 мин. 20 мин.

    Такой случай (выброс 70 минут) будет предложен системой в блоке оперативной информации ответственному сотруднику для принятия решения. Если этот выброс обусловлен некой нештатной ситуацией (поломкой автомобиля и т.п.), то пользователь должен будет указать, что это значение в дальнейшем игнорируется. В случае если увеличение времени объективно отразило изменение дорожной обстановки, то пользователь подтверждает достоверность данных, и они учитываются в дальнейших расчетах.

    Регламентирование работы производства даёт возможность не только чётко определять задачи, но и вывести прямую зависимость определённых процессов от определённых сотрудников и базировать на этом систему мотивации к повышению производительности.

    Увеличить (в новом окне)



    Блок приема заявок

    Заявка на обслуживание является базовым понятием в системе. Только на основе успешно принятых заявок возможно формирование путевых листов и, соответственно, оказание услуг, определение объема оказанных услуг, выставление счетов, формирование отчетности и т. д.. Инициатором заявки может быть либо человек (клиент, менеджер), либо сама система, если в действующем договоре создан график обслуживания.

    Заявка принимается для определенного клиента, на определенную позицию действующего договора. Также указываются интервал времени, вид транспортной услуги, вид груза (отходов). Тип контейнера и адрес клиентской площадки при приеме заявки определяются системой на основе позиции договора, для которого принимается заявка. Принятая заявка получает расчетное время выполнения, а после закрытия путевого листа в системе появляется информация о том, была ли заявка успешно выполнена и время ее фактического выполнения.

    Условия приема заявки на обслуживание
    Для того, чтобы диспетчерская служба имела возможность разместить заявку, необходимо выполнение ряда условий. Договор должен быть подписан и иметь в системе статус “Действует”. В рамках управления производством должно быть разрешено обслуживание площадки, которая фигурирует в позиции договора. Если тип заключенного договора предполагает наличие авансовых платежей, то система предоставит возможность приема заявки только в случае наличия в системе сведений о полной оплате авансового счета. Обойти этот момент можно в блоке приложений финансового отдела, разрешив обслуживание по конкретному договору при отсутствии оплаты (что будет зафиксировано и представлено в отчетах).

    Процесс приема заявки
    Процесс приема заявки на обслуживание в системе происходит следующим образом. Диспетчер выбирает необходимую позицию договора (по номеру, адресу площадки, по клиенту и пр.). Далее выбирается одна из смен, которые планируются в блоке управления производством. При приеме заявки диспетчер должен указать тип транспортной услуги из того списка, что предлагается системой для выбранной позиции договора. В список попадают только те услуги, которые логичны в данной ситуации. Так, если по данным системы, контейнер на площадке еще не установлен, то из всех услуг диспетчеру будут предложены только те, которые не связанны с вывозом или сменой контейнера. Кроме типа услуги диспетчер должен указать тип груза (отходов) (если выбранная услуга связана с вывозом отходов). Если клиент требует выполнения заявки в какой-то конкретный интервал времени, то указывается этот интервал (например, с 15:30 до 16:15).

    Указав все необходимые параметры, диспетчер дает задачу системе на размещение заявки. Система размещает путем выстраивания оптимального (с точки зрения затрат времени) проекта путевого листа для смены (на основе данных маршрутной статистики и других параметров, заданных в блоке управления производством). При этом учитываются все ограничения каждой заявки: интервал времени, наличие в выбранном интервале работающих площадок, которые принимают указанный в заявки вид отходов, и т. д. Если система при приме заявки обнаружит, что заявка не может быть принята с заданными параметрами, то диспетчер увидит соот-ветствующую причину.

    В случае успешного выполнения заявки диспетчер увидит проект путевого листа выбранной смены, где размещена заявка, и расчетное время ее выполнения.

    Автоматизация работы диспетчерского центра позволяет учесть и неукоснительно соблюдать все процедуры определённые для конкретного клиента и конкретной услуги, избежать всех ошибок возникающих при ручной работе и сразу выявлять нарушения допущенные сотрудниками в работе.

    Увеличить (в новом окне)



    Блок формирования и закрытия путевых листов

    Блок формирования и закрытия путевых листов позволяет формировать путевые листы на основе принятых ранее заявок и закрывать их после сдачи водителями. За некоторое время до начала смены (интервал определяется в пользовательских настройках системы) диспетчер лишается возможности принимать заявки на данную смену. Временной период выделяется для формирования и печати путевых листов. Диспетчер, занимающийся выпиской путевых листов, определяет конкретный автомобиль и водителя для каждой из плановых машин смены, вводит необходимые данные (пробег и пр.) и производит печать путевого листа. Если предприятие использует типовой путевой лист, то к нему создается также приложение, где подробно указанны все точки маршрута, номера контейнеров и прочее.

    При закрытии путевого листа диспетчер вводит три группы данных. Первая группа - информация о пробеге, заправленном топливе и пр. Вторая группа - данные о выполненных заявках и времени прохождения точек маршрута (площадки клиентов, полигоны и пр.). Кроме этих данных для каждой точки маршрута указывается номер забранного (привезенного) контейнера. На основании этих сведений производится контроль над перемещением каждого конкретного контейнера. Данные о номерах контейнеров и хронометраже водитель отмечает либо в приложении к стандартному путевому листу, либо непосредственно в модифицированном путевом листе.

    Таким образом, в системе имеется информация о реальном местонахождении всех контейнеров, имеющихся в обороте предприятия на любой момент времени, а процесс создания и выписки путевого листа занимает не более 10 минут.


    Блок взаиморасчетов с клиентами

    Система позволяет управлять всем комплексом взаиморасчетов с клиентами и дает возможность руководству предприятия контролировать ситуацию в любой момент времени. При составлении отчётности в рамках системы у пользователя нет возможности в обход принимаемых заявок работать с информацией об оказанных услугах, и, соответственно, манипулировать объемами выполненных услуг и финансовыми обязательствами.

    Для каждого типа договора в рамках шаблона предусмотрено определение плана выставления счетов. В рамках этого плана система предлагает менеджерам формировать счета для закрепленных за ним договоров. При формировании счета система для каждой указанной услуги определяет действующий на момент ее выполнения тариф, скидки, применимые к услуге в рамках типа действующего договора. При формировании очередного счета система учитывает также и недоплату (переплату) по всем предыдущим счетам клиента. После формирования счета менеджер имеет возможность внесения изменений в позиции счета, но при этом система требует определить причину изменений с последующим отражением этих изменений в блоке расчета зарплаты.

    После того, как в системе поставлена отметка о том, что счет вручен клиенту, менеджер теряет возможность его удаления или корректировки. Помимо счетов, в системе так же формируются счета-фактуры и детальные (для каждой заявки) акты выполненных работ с указанием времени выпол-ненных работ.

    Приложения для руководства предприятия позволяют контролировать процесс выставления, вручения и оплаты счетов в разрезе периодов или типов договоров, а также и многое другое.

    Увеличить (в новом окне)



    Блок расчета заработной платы сотрудников

    В рамках системы предусмотрена система правил расчета премиальной (сдельной) части зарплаты для ряда категорий сотрудников транспортного предприятия. К этим категориям относятся: диспетчеры, водители, менеджеры, руководители договорных отделов, начальники производства, механики.

    Все правила расчета базируются на основных показателях работы предприятия:
    • объем оказанных услуг (в рублях)
    • количество принятых заявок
    • количество рейсов
    • количество единиц техники, работавшей в отчетный период
    • количество контейнеров, находившихся в эксплуатации в отчетный период
    • и т.п.
    Вся система расчета зарплаты построена на том, что все действия в системе сразу связываются с определенными сотрудниками предприятия. Так, диспетчер, работая в системе, всегда размещает заявки от своего имени. При выписке путевого листа фиксируется, кто водитель, какой механик выпускает машину в рейс, врач, который осмотрел водителя, диспетчер, выписывающий путевой лист и так далее. При расчете сдельной части заработной платы по существующим в системе пра-вилам происходит расчет для каждого сотрудника на основе этих связей.

    Правила расчета, как и правила маршрутизации, не являются чем-то неизменным, а управляются непосредственно пользователями системы в процессе эксплуатации. После расчета премий для каждого сотрудника формируется детальная расшифровка, за что начислена та или иная сумма. Так, для водителя это будет расшифровка с точностью до каждой заявки, которую он выполнил (для начислений) и до каждой заявки, которую предприятия не выполнило по вине водителя (это вычеты).

    Под правилами расчетов подразумевается не только система бонусов, но и система вычетов, так как каждая невыполненная по вине персонала предприятия заявка, на которую потрачена ресурсы, должна быть кем – то оплачена, каждая снятая позиция счета также должна быть на кого-то отне-сена.

    Использование прямой связи между действиями работника и поощрениями приводит к осознанию возможности влиять на размер собственной заработной платы и создаёт предпосылки для рационализации работы сотрудниками предприятия и, как следствие, повышению количества и качества выполненных задач одним работником.

    Увеличить (в новом окне)




    Разработчик системы ООО «И-СЕТЬ»
    По вопросам приобретения и внедрения системы обращаться:
    г. Москва, ул. Вельяминовская, 6, корпус 1, оф. 135         
    тел.: (495) 369-20-76, 8-916-814-69-86
    Новости О системе предназначение •
    маршрутизация •
    договоры •
    данные производства •
    прием заявок •
    путевые листы •
    расчеты с клиентами •
    заработная плата •
    Файлы Отзывы Контакты English version
    Посетителей: 20128